La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de
equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un
proyecto se puede dividir en las siguientes fases:
• Fase de creación y planificación del proyecto
• Fase de seguimiento y control del proyecto
• Fase de comunicación del proyecto
Las fases
de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del
proyecto, mientras que la comunicación tiene lugar durante toda la vida del
proyecto.
1.
Fase de creación y planificación
del proyecto
Procesos
en la planificación del proyecto:
• Especificaciones
del proyecto
Una correcta y detallada definición
del proyecto es imprescindible para una correcta planificación. Si existen
imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la planificación,
que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del proyecto.
• Definición
del calendario del proyecto
Es imprescindible asegurarse de que el
número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es
igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.
• Definición
del esquema del proyecto
El final del proceso de división de
las actividades en actividades elementales vendrá determinado por el grado de
control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestión del
proyecto.
• Determinación
de las características de cada actividad
Es conveniente documentar todas las
características de cada una de las actividades. Esto permite, frente a
imprevistos durante la realización del proyecto, replanificar rápidamente, reduciendo
las posibilidades de cometer errores en el proceso.
• Localización
de hitos o puntos claves de control
-
Los hitos se utilizan como marcadores o puntos
de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en
especial consideración.
-
Un hito es una actividad de duración nula (0
horas)
• Búsqueda de
dependencias entre actividades
Es necesario explicitar todas las
dependencias, y no sólo las más restrictivas. La obtención de una planificación
fiable depende, en buena medida, de una correcta determinación de las dependencias
entre actividades.
• Determinación
de los recursos que participarán en el proyecto
Consideraremos un recurso a toda
persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una
actividad.
-
Definición del calendario de disponibilidad de
cada recurso
-
Asignación de recursos a cada tarea
• Revisión y análisis crítico del proyecto
-
Resolución de conflictos de programación
-
Resolución de conflictos de recurso
-
Verificación de plazos con proveedores y
subcontratistas
-
Verificación de plazos con departamentos
implicados
-
Análisis crítico: búsqueda de posibilidades de
optimización.
2. Fase de seguimiento y control del proyecto
El
seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación inicial.
Requiere:
• Creación de un plan de referencia
Es la
planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar
el proyecto, se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la
evolución que se esperaba.
Si el
proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es
necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del
proyecto.
• Recolección de datos reales
-
Determinación de la periodicidad del
seguimiento. Podrá ser diario, semanal, quincenal o mensual, en función de la
duración y naturaleza de las actividades.
-
Determinación de la información a recoger para
cada actividad. Usualmente son: fecha de inicio y finalización real, tiempo que
falta para completar las actividades iniciadas, recursos utilizados y gastos
reales
Es importante que la información
recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto.
• Análisis del seguimiento del plan original
-
Realimentación de la programación con valores
reales para obtener una planificación que incorpore el estado real del proyecto
-
Comprobación de la utilización de los
recursos.
-
Comparación de la planificación basada en
valores reales con el plan original
-
Determinación de los ajustes a realizar para
corregir las desviaciones en la programación y en los recursos.
Si el proyecto se aleja mucho del plan
de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de
referencia, más próximo a la realidad del proyecto.
3. Fase de comunicación del proyecto
El
objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los participantes de
la evolución del proyecto, así como intercambiar información y opiniones sobre
su marcha.
La
comunicación se realiza mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién
van dirigidos:
-
Informes para la dirección
-
Informes para el responsable
del proyecto
-
Informes para los recursos
Informes para el cliente
Bibliografía:
http://www.cdi.gob.mx/jovenes/data/gestion_de_proyectos.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto
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